Numéro de sécurité sociale et fiches de paie
Beaucoup d’employeur et de gestionnaire de paie pensent qu’il est obligatoire de faire apparaître le numéro de sécurité sociale d’un collaborateur sur sa fiche de paie.
Reprenons la législation en vigueur, l’article R3243-1 du Code du Travail précise toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire à savoir : nom du salarié, emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle. Le numéro de sécurité sociale n’en fait pas parti, il n’est donc pas obligatoire.
Mais est-il interdit de le mentionner pour autant ? L’article R32243-4 dudit Code précise les mentions ne pouvant pas apparaitre sur le bulletin de paie telles que l’exercice du droit de grève et l’activité de représentation des salariés. Ici aussi aucune mention n’est faite sur numéro de sécurité sociale.
Bref, le numéro de sécurité sociale ne figure ni dans les mentions obligatoires ni dans les mentions interdites.
Avec le RGPD et les précisions en matière d’utilisation de ce fameux numéro de sécu (décret n°2019-341 du 19 avril 2019 qui précise que le numéro de sécurité sociale ne peut être utilisé que pour les déclarations d’embauche et le traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel, abrogration du décret (n°91-1404) du 27 décembre 1991 qui autorisait la mention du numéro de sécurité sociale sur les documents édités par l’employeur), l’on retrouve avec un vrai vide juridique sur la question.
Tant qu’une jurisprudence ne viendra pas compléter la législation en vigueur, il n’est pas possible de pas de trancher effectivement sur l’utilisation ou non du numéro de sécurité sociale.
Cependant d’un point de vue RGPD, dans la mesure où il n’est pas nécessaire de l’afficher et afin de respecter le principe de minimisation il est recommandé de ne pas l’indiquer. Bien entendu, cela est rendu complexe par le fait que la majeure partie des logiciels de paie utilise ce numéro comme clé unique pour les collaborateurs et tous ne permettent pas de le supprimer de la fiche de paie.
