Normalement une copie de document administratif officiel (CNI, passeport, permis de conduire, titre de séjour) n’a pas de validité. Pour en avoir, elle devrait être certifiée conforme par les autorités (officier de police, maire…) un notaire, un avocat, une banque ou encore un expert-comptable.
Mais tout le monde ne connaît pas la loi, pire encore, certains ne sont pas aussi professionnels qu’ils le prétendent. Pour se protéger attention à ne pas laisser « trainer » ce type de documents.
Pour ces raisons, la CNIL considère excessif le stockage par des entités morales de ces pièces administratives.

Voici quelques cas et préconisations :

• CNI et passeport
  La présentation d’une pièce d’identité ou la fourniture d’une copie peut être demandée à l’embauche, aux seules fins de vérification par l’employeur de la nationalité du salarié. La conservation d’une copie de ladite pièce d’identité en revanche est considérée par la CNIL comme étant excessive. L’employeur ne peut que se la faire présenter ou communiquer, sans la conserver, et mentionner au dossier « Pièce d’identité vérifiée : oui/non ».
  La conservation des références de la pièce d’identité à laquelle l’employeur a eu accès semble toutefois raisonnable (type et numéro de la pièce d’identité, durée de validité, émetteur) afin de permettre à l’employeur de prouver les diligences effectuées pour s’assurer que le salarié est bien autorisé à travailler en France.
• Titre de séjour
  Concernant le titre de séjour en revanche, la conservation du type, numéro d’ordre et copie du titre valant autorisation de travail pour les employés étrangers est une obligation, en application de l’article R.620-3 du code du travail, comme rappelé par la CNIL dans sa norme simplifiée n°46 (gestion du personnel). Ces documents sont annexés au Registre Unique du Personnel.
•  Carte vitale
  La conservation d’une copie de la carte vitale est jugée excessive. Seul le numéro de sécurité sociale peut être collecté et conservé, ainsi que la copie de l’attestation d’affiliation au régime de sécurité sociale, dans des conditions très restrictives et de manière très encadrée, pour les seuls besoins des déclarations sociales.
  Pour rappel, la copie de la carte vitale en elle-même n’est pas très « utile » dans la mesure où elle ne précise pas les ayants droits rattachés. Donc autant demander directement l’attestation d’affiliation.
• Permis de conduire
  La conservation d’une copie du permis de conduire (permis B) est jugée excessive. Il convient de se faire présenter l’original du permis à intervalles réguliers. Il est envisageable de tenir un registre de ces vérifications (de préférence signé des deux parties) afin de permettre à l’employeur de se dégager de sa responsabilité en cas d’infraction ou d’accident. La conservation des références du permis de conduire auquel l’employeur a ainsi accès semble toutefois raisonnable, afin de permettre à l’employeur de prouver les diligences effectuées (faire figurer le type, le numéro du permis de conduire, sa durée de validité et son émetteur dans le registre de suivi des permis de conduire tenu par l’employeur).
  A noter que nous conseillons la mise en place d’une attestation sur l’honneur signée du salarié ou de l’agent.
• Extrait de casier judiciaire
  Sauf disposition spécifique d’un texte règlementaire, la conservation de l’extrait est excessive. L’employeur peut seulement y avoir accès, et mentionner au dossier « Extrait de casier judiciaire vérifié : oui/non ».
• La RQTH
  Les dispositions régissant l’emploi des travailleurs handicapés ont été adoptées dans l’intérêt exclusif de ceux-ci. L’employé n’est donc pas obligé de dévoiler son handicap. Cette information est donc facultative. Il convient bien entendu d’informer les salariés qu’aucun salarié ne peut bénéficier des dispositions régissant l’emploi des travailleurs handicapés sans justifier de la RQTH.
• Informations à caractère familial pour la gestion des congés spéciaux : actes de naissances, décès, mariage, contrat de PACS.
  Ces informations ne doivent être conservées que « pendant la durée de sujétion du salarié concerné » (cf NS CNIL n° 46). Au-delà, il suffit de conserver l’information selon laquelle le justificatif requis a été fourni.